door Dorinda Hovestadt
´De badkamer van Egbert´ oftewel de invoering van programmamanagement bij en de flexibilisering van het Directoraat-generaal Veiligheid.
De badkamer heeft een centrale plek in het huis. Ik kom er elke dag graag: ’s Ochtends om me op te frissen. Ik raak geïnspireerd onder de douche: het is de broedplaats van nieuwe ideeën. ’s Avonds kan ik in een heerlijk warm bad mijn daden overdenken: soms over wat er goed is gegaan en soms wat er nog beter kan. Douchen heeft tenslotte ook iets spiritueels: je wast alles van de dag af en kan weer met een ‘schone lei’ beginnen’.
In mijn badkamer dacht ik na over de invoering van programmamanagement. Het is de badkamer van het huis van Egbert Beter. En net als dat de badkamer een centrale plaats in het huis inneemt en Egbert eigenlijk niet zonder kan, zo moet ook de invoering en het belang van programmamanagement en flexibilisering binnen de Rijksdienst niet worden onderschat!
Een mooi voorbeeld waarbij de invoering van programmamanagement en flexibilisering zijn gecombineerd, is de reorganisatie van het Directoraat-generaal Veiligheid. Van politie, brandweer en de hulpdiensten wordt verwacht dat ze steeds beter en intensiever samenwerken. Daarom kon het Directoraat-generaal Veiligheid natuurlijk niet meer werken met een aparte directie brandweer en een aparte directie politie. Tezamen met de realisatie van een efficiencytaakstelling werd besloten het Directoraat-generaal op een andere manier in te richten. Niet de directies en afdelingen staan centraal maar concrete beleidsdoelstellingen die de minister danwel het kabinet vaststelt.
Hoe zorg je er nu voor dat de beleidsdoelstellingen centraal komen te staan?
Dit DG heeft besloten om te gaan werken met zogeheten programma’s zodat alle beschikbare middelen en mensen op een adequate wijze worden ingezet. Met programmamanagement kan een organisatie doelen, inspanningen en middelen samenhangend besturen en op elkaar afstemmen.
Programmamanagement is dus niet de optelsom van losse projecten. Bovendien wordt bij programma’s niet –zoals bij projecten- gestuurd op één eindresultaat via geld en tijd, maar op het bereiken van (beleids-)doelen, via sturing op tempo en haalbaarheid. De invoering van programmamanagement zorgt er dus voor dat beleidsdoelstellingen helder (en SMART) worden gedefinieerd. Daarnaast maken de uitvoering van een omgevings- en stakeholderanalyse onderdeel uit van programmamanagement. Met wie heb ik temaken? Wie moet ik betrekken wanneer ik dit beleidsdoel wil realiseren? Hoe lang duurt het om dit beleid te realiseren en welke (tussen)producten lever ik dan op?
Kenmerkend voor organisaties die echt met programmamanagement werken, is dat er veel meer wordt gekeken naar de onderlinge verbanden. Programma’s gaan dwars door organisatiestructuren heen. Dat geeft veel meer flexibiliteit.
Het Directoraat-generaal Veiligheid ging echter veel verder dan alleen de invoering van programmamanagement. Vaak zie je dat organisaties die programmatisch willen werken, toch een soort strijd kennen tussen ‘lijn’ en ‘programma’s’. Dit DG heeft echter de hele lijn opgeheven. Alle medewerkers zijn aangesteld op het niveau van het Directoraat-generaal Veiligheid. Vervolgens wordt jaarlijks bekeken welke programma’s er zijn (op basis van politieke prioriteit).
Medewerkers worden vervolgens ‘toegewezen’ aan een programma waarbij er rekening wordt gehouden tussen de ontwikkelingsbehoeften van medewerkers en de expertise en capaciteit die nodig is bij de realisatie van de programmadoelstellingen. Deze manier van werken zorgt voor een enorm flexibele organisatie, een goede inzet van medewerkers die afwisselend werk mogen doen (en ‘flexibel’ van programma kunnen veranderen) en een organisatie die zich vooral richt op de realisatie van politieke en noodzakelijke doelstellingen. Natuurlijk zal er op het HRM vlak ten behoeve van een goede matching van medewerkers en op het managementvlak inzake het durven schrappen en oprichten van programma’s goede afstemming nodig zijn, maar van flexibilisering van uw organisatie krijg u geen koude douche! En werken aan en in politieke programma’s, dat voelt toch als een warm bad? Stapt u bij Egbert onder de douche?